Как рассчитать стоимость бухгалтерского обслуживания клиента — методика ЛевЪ.Бухгалтер

Меня зовут Екатерина, я больше 20 лет в бухгалтерии и веду аутсорсинговую компанию ЛевЪ.Бухгалтер — 100+ клиентов на абонентском обслуживании. В этой статье — методика, по которой мы считаем абонентскую плату, находим нерентабельных клиентов и повышаем цены так, что клиент не спорит. С реальными цифрами.

Почему абонентская плата — это всегда год, делённый на 12

Нагрузка бухгалтера в течение года распределяется крайне неравномерно, и это первое, что ломает расчёт стоимости у начинающих аутсорсеров.

Январь и февраль — годовые отчёты. Март — бухгалтерская отчётность по ООО. Апрель — закрытие первого квартала и фактический аудит всей деятельности за прошлый год: перепроверяются счета, иногда привлекаются дополнительные люди. Это четыре самых тяжёлых месяца в году. Май и июнь — примерно вдвое легче. Июль — снова квартальная нагрузка. Август — специфика строительных объектов, если такие клиенты есть.

Поэтому стоимость бухгалтерского обслуживания считается так: берётся годовой объём работы по клиенту и делится на 12 равных частей. Любая попытка выставлять «по факту месяца» даёт кассовый разрыв летом и перегрев весной.

Но чтобы разделить годовой объём, его сначала нужно знать. И вот здесь начинается настоящая проблема.

Из чего складывается реальная стоимость обслуживания клиента

Расчёт абонентской платы строится не на ощущении «этот клиент несложный», а на четырёх измеримых параметрах:

• количество и тип задач по клиенту за период
• фактически затраченное время сотрудников
• объём обработанных первичных документов
• количество сотрудников компании, задействованных в обслуживании

У нас в ЛевЪ часовая ставка для расчёта абонентки — 3 000 рублей за час эффективного времени бухгалтера. Это усреднённая величина по главбуху, зарплатчику и первичнику. Годовой объём часов, умноженный на ставку и делённый на 12, и есть абонентская плата.

Звучит просто. Сложность в том, где взять достоверные часы и документы.

Почему реестр документов из 1С не решает задачу

Логично предположить, что объём первички можно выгрузить из 1С. Технически — можно. Практически — эта цифра будет неверной.

Клиент переделывает один счёт пять раз: изменил цену, исправил наименование контрагента, попросил перевыставить другой датой, добавил артикул, попросил разбить позицию на две. В реестре 1С вы увидите один документ. Бухгалтер при этом отработал пять итераций.

Чтобы поднять реальное количество правок, нужно заходить в каждую базу отдельно — на сотне клиентов это неподъёмно. Можно заказать программисту обработку, которая соберёт данные из всех баз, — это отдельная задача и отдельные деньги.

Мы пошли другим путём: учёт ведётся в момент выполнения работы. Бухгалтер, закрывая задачу, указывает количество обработанных документов. Один счёт — 1. Счёт плюс УПД плюс доверенность — 3. Пять итераций одного счёта — 5. Планировщик суммирует это по клиенту за любой период и подставляет в общую аналитику. При необходимости можно раскрыть цифру и посмотреть каждый документ отдельно.

Как клиент незаметно вырастает из своей цены

Это ключевой механизм убытка в аутсорсинге, и он почти всегда остаётся незамеченным.

Клиент пришёл два года назад: небольшое ООО, УСН, минимум первички, счета в одну-две позиции. Цену согласовали корректно — под этот объём.

За два года у него появился лизинг. Транспортный налог с уведомлениями. Товарный учёт. В счёте теперь не одна позиция, а сорок восемь — с артикулами и остатками. Подключился электронный документооборот: каждый документ нужно загрузить, проверить, уведомить клиента о том, что он ждёт подписи.

Выставление одного счёта такому клиенту раньше занимало 6–8 минут. Теперь — 40.

А в договоре по-прежнему сумма двухлетней давности плюс инфляционная индексация. Если вы не ведёте учёт задач, вы об этом не узнаете. Вы просто будете чувствовать, что команда устаёт сильнее, денег не хватает, а конкретный клиент почему-то тяжёлый.

Что делать, когда объём вырос: дополнительные услуги

Разница между «чувствовать, что что-то не так» и «видеть в цифрах» — в скорости реакции.

Как только у клиента появился лизинг, мы фиксируем его как дополнительную услугу и выставляем отдельным счётом с того же месяца. Не в ноябре, не «потом разберёмся». Сразу.

Эта услуга фигурирует в счетах каждый месяц до тех пор, пока не будет подписано дополнительное соглашение с новым объёмом работ. Механика одинакова для любой новой работы: дополнительные сотрудники у клиента, выросший объём первички, подключение ЭДО, новые формы отчётности.

Таким образом абонентская плата закрывает ровно то, что зафиксировано в договоре. Всё сверх договора оплачивается отдельно. Без разговоров «ну мы же и так это делаем» и без работы в минус из вежливости.

Ритм пересмотра: квартал и ноябрь

Анализ рентабельности клиентов мы проводим в двух режимах.

Раз в квартал — текущий мониторинг. Смотрим по каждому клиенту, что изменилось за три месяца: новые задачи, рост первички, добавившиеся отчёты. Если появилось что-то новое — фиксируем и выставляем дополнительной услугой. Ничего не копится до конца года. Квартал выбран не случайно: отчётность сдаётся поквартально, и картина по клиенту складывается именно за этот период. Месячный срез слишком короткий для выводов.

Ноябрь — тотальный пересмотр. Анализ года целиком, индексация минимум на инфляцию для всех клиентов, плюс пересчёт по тем, у кого объём работ вырос — по любой причине, замеченной или незамеченной в течение года. На основании этого анализа готовятся дополнительные соглашения на следующий год.

Реальные цифры пересмотра

В прошлом году я планировала стандартную индексацию: инфляция плюс небольшой процент — в среднем 7–8 % по клиентам.

После анализа фактических трудозатрат средний пересмотр стоимости составил 36 %.

Не потому что я решила заработать больше. А потому что у клиентов объективно выросли объёмы: переход на УСН с НДС, дополнительные отчёты, работа с ЭДО, товарный учёт. Всё это уже давно делала моя команда — просто это не было видно в цифрах и не выставлялось в счёт.

Как разговаривать с клиентом о повышении цены

Это отдельный навык, который резко упрощается при наличии данных.

Клиент говорит: дорого, у вас же просто инфляция. Вы открываете расшифровку: вот задачи за год, вот объём первичных документов, вот что появилось нового. Не интонация «доверьтесь мне», а конкретика — в этом году у вас добавился товарный учёт, и вот сколько времени он занимает ежемесячно.

Это принципиально другой разговор: спокойный и предметный. Клиенту можно выдать полную расшифровку услуг за любой месяц — каждая задача с описанием. Это не просто красиво, это честно: клиент видит, за что именно платит.

Что нужно, чтобы считать так же

Методика работает только при одном условии: задачи, время и первичные документы должны фиксироваться в момент выполнения работы, а не восстанавливаться по памяти в конце года.

Универсальные таск-менеджеры для этого не подходят. Они не знают, что такое первичный документ, не привязывают задачу к клиенту и отчётному периоду, не считают трудозатраты в разрезе клиента и не отдают данные в 1С.

Нелла — планировщик задач для бухгалтерских компаний и аутсорсеров. Учёт задач по клиентам, контроль трудозатрат, учёт первичных документов, аналитика рентабельности, дополнительные услуги, выгрузка счетов и актов в 1С:Бухгалтерию.

Ежемесячно через Неллу в нашей компании проходит от 2 600 до 3 000 задач. Именно это позволяет в ноябре открыть один отчёт и увидеть год целиком.

1 400 рублей в месяц. Настройка и помощь при подключении — бесплатно.