Меня зовут Екатерина, я больше 20 лет в бухгалтерии и веду аутсорсинговую компанию ЛевЪ.Бухгалтер. В этой статье — как я обнаружила, что продаю клиенту 5 часов работы, а оплачиваю сотруднику 15, и что с этим сделала.
Когда система на троих перестаёт работать на четверых
2019 год. В моей компании 25 клиентов и 3 бухгалтера. Казалось бы, всё под контролем.
Я наняла четвёртого сотрудника — и в этот момент всё посыпалось. Не потому что человек был плохой. А потому что система, которая работала на троих, на четверых уже не работала.
Задачи у сотрудников были записаны ручкой в блокноте. Кому загрузили банковскую выписку, кому нет. Кому подготовили документ, про кого забыли. Сотрудники говорили, что ничего не успевают. Я не понимала, куда уходит их рабочее время. А спорить без данных бессмысленно — это тупик, в котором обе стороны правы и обе недовольны.
Тогда я приняла решение, которое было неловким для всех: села за спиной у своих бухгалтеров и просто наблюдала, как они работают.
Что показал ручной хронометраж работы бухгалтеров
Первый бухгалтер пересчитывала на калькуляторе цифры, которые уже были в Excel, и вручную вводила формулы в каждую ячейку. Вместо того чтобы протянуть курсор на весь столбец. Она просто не знала, что так можно.
Второй бухгалтер вручную исправляла сотни строк банковской выписки, проставляя комиссию банка в каждую строку отдельно. Вместо того чтобы настроить автоматическое проставление при загрузке через функцию «изменить выделенное».
И таких вещей было много.
В этот момент я поняла главное: я продавала клиенту 5 часов работы, а по факту оплачивала сотруднику 15 часов за этого же клиента. Не потому что сотрудник ленился. А потому что не было ни прозрачности, ни инструмента учёта — ни у меня, ни у команды.
Что именно теряется без учёта времени:
● реальные трудозатраты на клиента — а значит, и понимание его рентабельности
● неэффективные операции, которые сотрудник делает годами, потому что «так привык»
● рост объёма у клиента, за который вы не выставляете счёт
● основания для пересмотра цены при продлении договора
Почему универсальные таск-менеджеры не подходят бухгалтерии
Первая мысль была очевидной: поставить таск-менеджер. Я смотрела Trello, Asana, Битрикс.
Проблема одна: они не понимают логику бухгалтерского аутсорсинга. Здесь задача — это не просто «сделать до пятницы». Это «сдать УСН по конкретному клиенту за конкретный период, при условии что документы от клиента получены».
Задачи в бухгалтерской компании привязаны сразу к трём вещам: к клиенту, к отчётному календарю и к конкретному ответственному. Плюс нужен учёт первичных документов, интеграция с 1С и понятная аналитика по трудозатратам. Универсальный планировщик этого не держит — его нужно так долго настраивать под себя, что проще вернуться к блокноту.
Именно поэтому большинство бухгалтерских компаний, попробовав Trello, возвращаются в Excel.
Что изменил специализированный планировщик задач
Я создала Неллу именно из этой боли — не как стартап, а как инструмент для собственной компании, которого не существовало на рынке.
После первого же месяца работы в системе я увидела то, что раньше было невидимым: какие задачи съедают время непропорционально, где узкое место, кто из сотрудников перегружен, а кто нет.
Честно скажу: сотрудники поначалу восприняли Неллу не как помощь, а как усиленный контроль. Первые два месяца было сопротивление.
Но потом тревожность в команде снизилась — потому что каждый сам видел свои задачи и дедлайны, не держал это в голове, не боялся что-то забыть. Контроль стал двусторонним: не только я слежу за командой, но и каждый сотрудник контролирует себя.
Сегодня в ЛевЪ.Бухгалтер больше 100 клиентов и 4 бухгалтера. Ежемесячно через Неллу проходит от 2 600 до 3 000 задач. Никто из команды не представляет, как работать без неё — и сами рассказывают о сервисе коллегам.
Кому нужен учёт задач и времени в бухгалтерской компании
Если у вас бухгалтерская компания или аутсорсинг, команда от 2 человек и больше 20–30 клиентов — вы, скорее всего, уже чувствуете именно это: задачи в блокнотах или в голове, непонятно куда уходит время сотрудников, и ощущение, что контроль держится только на вас лично.
Это не проблема дисциплины. Это проблема отсутствия инструмента.
Нелла — планировщик задач для бухгалтерских компаний и аутсорсеров. Учёт задач по клиентам, контроль трудозатрат, аналитика рентабельности, интеграция с 1С:Бухгалтерией и почтой.
1 400 рублей в месяц. Это меньше, чем один час работы бухгалтера.