Планировщик задач Nella

Блог

  • Передача дел при увольнении бухгалтера: как подготовиться заранее и закрыть квартал без аврала

    Меня зовут Екатерина, я больше 20 лет в бухгалтерии и веду аутсорсинговую компанию ЛевЪ.Бухгалтер — 100+ клиентов на абонентском обслуживании. В этой статье — как я готовилась к уходу главного бухгалтера за полгода до события и почему отчётный период после её ухода я закрыла в обычное рабочее время.

    Три недели до закрытия квартала

    Полгода назад мой главный бухгалтер по спецрежимам предупредила об уходе за три недели. Причина уважительная — декрет, здесь не обижаются. Но три недели до закрытия квартала остаются тремя неделями до закрытия квартала.

    Найти замену быстро невозможно. Главбух по спецрежимам, который за три недели вникнет в сотню клиентов, войдёт в работу и будет соответствовать стандартам компании, — такого человека на рынке просто нет. Это не пессимизм, это арифметика: только на изучение специфики клиентской базы уходит два-три месяца.

    Я приняла решение закрывать квартал самостоятельно. И мысленно попрощалась с нормальным сном на ближайший месяц.

    Аврала не случилось. Отчётный период я закрыла в рабочее время, совмещая с остальными задачами директора. Всё сдали в срок. Дальше — почему.

    Главная ошибка при передаче дел

    Стандартный сценарий выглядит так: сотрудник пишет заявление, руководитель просит «всё передать», сотрудник за оставшиеся дни устно рассказывает преемнику, что и как делается, иногда пишет краткую инструкцию.

    Проблема в том, что это субъективная картина работы, рассказанная самим уходящим человеком. Он расскажет то, что помнит и считает важным. Не расскажет про мелкие регулярные операции, которые делает автоматически. Не расскажет, что половину времени тратит на работу, которую давно пора было автоматизировать, — потому что сам этого не замечает.

    В результате принимающий получает не процесс, а пересказ процесса. И первые месяцы работает вслепую, восстанавливая логику по ходу дела.

    Чтобы этого избежать, нужен объективный источник данных о том, что сотрудник реально делал. Не его рассказ — а зафиксированная история задач.

    Что я сделала за полгода до ухода

    Я знала, что она уйдёт — декрет был запланирован. И заранее сделала то, что теперь делаю при любой кадровой неопределённости: выгрузила из планировщика журнал задач по этому сотруднику.

    Не за неделю и не за месяц — за квартал и за год. Полная картина: что делала, как часто, сколько времени занимала каждая операция, какие задачи повторялись регулярно, какие были разовыми.

    Журнал выгружается в Excel, дальше с ним можно работать любым способом. Я загрузила его в ИИ и задала три конкретных вопроса:

    • что из этой работы можно автоматизировать?
    • что можно передать другому бухгалтеру без излишней нагрузки на него?
    • что нужно автоматизировать у других сотрудников, чтобы у них высвободилось время принять эту работу?

    На выходе — не размышления, а конкретный список операций с оценкой. Ручной разбор такого объёма занял бы недели; здесь это заняло вечер.

    От списка к результату

    Дальше список ушёл штатному программисту — через техническое задание, переведённое с языка директора-бухгалтера на язык разработчика.

    Что было сделано за полгода:

    • написано несколько обработок для 1С под регулярные операции
    • оформлены чек-листы по повторяющимся процессам
    • часть задач передана другим бухгалтерам — комфортно, потому что у них к тому моменту уже была автоматизирована часть их собственной работы
    • оставшаяся часть переведена на меня, но в объёме, который помещается в обычный рабочий день

    Когда сотрудник ушёл, передавать было почти нечего: работа к этому моменту уже была оцифрована, разобрана на части и распределена.

    Почему журнал задач важнее инструкции

    Журнал задач — это не просто история того, кто что делал. Это оцифрованная экспертиза сотрудника. И когда человек уходит, эта экспертиза остаётся в компании.

    Инструкция, написанная уходящим сотрудником, отражает его представление о собственной работе. Журнал задач отражает работу как она есть: с реальными трудозатратами, повторяемостью и узкими местами. Из первого можно понять, что делать. Из второго — что автоматизировать, что перераспределить и от чего вообще отказаться.

    Практический вывод: журнал задач нужно вести до того, как возник вопрос об увольнении. Задним числом он не восстанавливается.

    Что делать, если сотрудник уже написал заявление

    Если истории задач нет, порядок действий такой:

    1. первую неделю сотрудник фиксирует всё, что делает, с указанием времени — не по памяти, а в момент выполнения
    2. параллельно составляется перечень клиентов, закреплённых за ним, с особенностями по каждому
    3. оформляется акт передачи дел с описью документов и доступов
    4. на основании собранных данных решается, что передать людям, а что автоматизировать

    Это рабочий вариант, но он хуже: за две недели вы получите срез, а не годовую картину. Сезонные задачи — годовая отчётность, аудит, квартальные закрытия — в такой срез просто не попадут.

    Как это устроено технически

    Я веду задачи компании в Нелле — планировщике, который создала для собственной аутсорсинговой компании, потому что подходящего инструмента на рынке не было.

    Журнал задач выгружается по любому сотруднику за любой период: задачи, клиенты, время, статусы, просрочки. Дальше с этим массивом можно работать — анализировать вручную или отдать ИИ и получить структурированный ответ.

    То же самое я регулярно делаю и со своими собственными задачами: выгружаю журнал, спрашиваю, что ещё можно автоматизировать, получаю список и передаю его программисту. Так в продукте появляются новые функции — не потому что кто-то придумал, а потому что данные показали узкое место.

    Ежемесячно через Неллу в компании проходит от 2 600 до 3 000 задач. Именно поэтому, когда случается кадровый кризис, данные уже есть — остаётся только правильно ими воспользоваться.

    Вывод

    Уход ключевого сотрудника — это вопрос «когда», а не «если». Декрет, переезд, другая компания, выгорание. Это случается у всех.

    Разница только в том, застанет вас этот момент с данными или без. Если есть история задач за последний год — у вас есть основа для передачи дел, автоматизации и разумного найма. Если нет — вы начинаете с нуля каждый раз.

    Нелла — планировщик задач для бухгалтерских компаний и аутсорсеров. Учёт задач по клиентам и сотрудникам, выгрузка журнала за любой период, контроль трудозатрат, интеграция с 1С:Бухгалтерией и почтой.

    1 400 рублей в месяц. Настройка и помощь при подключении — бесплатно.

    Попробовать бесплатно

  • Как рассчитать стоимость бухгалтерского обслуживания клиента — методика ЛевЪ.Бухгалтер

    Меня зовут Екатерина, я больше 20 лет в бухгалтерии и веду аутсорсинговую компанию ЛевЪ.Бухгалтер — 100+ клиентов на абонентском обслуживании. В этой статье — методика, по которой мы считаем абонентскую плату, находим нерентабельных клиентов и повышаем цены так, что клиент не спорит. С реальными цифрами.

    Почему абонентская плата — это всегда год, делённый на 12

    Нагрузка бухгалтера в течение года распределяется крайне неравномерно, и это первое, что ломает расчёт стоимости у начинающих аутсорсеров.

    Январь и февраль — годовые отчёты. Март — бухгалтерская отчётность по ООО. Апрель — закрытие первого квартала и фактический аудит всей деятельности за прошлый год: перепроверяются счета, иногда привлекаются дополнительные люди. Это четыре самых тяжёлых месяца в году. Май и июнь — примерно вдвое легче. Июль — снова квартальная нагрузка. Август — специфика строительных объектов, если такие клиенты есть.

    Поэтому стоимость бухгалтерского обслуживания считается так: берётся годовой объём работы по клиенту и делится на 12 равных частей. Любая попытка выставлять «по факту месяца» даёт кассовый разрыв летом и перегрев весной.

    Но чтобы разделить годовой объём, его сначала нужно знать. И вот здесь начинается настоящая проблема.

    Из чего складывается реальная стоимость обслуживания клиента

    Расчёт абонентской платы строится не на ощущении «этот клиент несложный», а на четырёх измеримых параметрах:

    • количество и тип задач по клиенту за период
    • фактически затраченное время сотрудников
    • объём обработанных первичных документов
    • количество сотрудников компании, задействованных в обслуживании

    У нас в ЛевЪ часовая ставка для расчёта абонентки — 3 000 рублей за час эффективного времени бухгалтера. Это усреднённая величина по главбуху, зарплатчику и первичнику. Годовой объём часов, умноженный на ставку и делённый на 12, и есть абонентская плата.

    Звучит просто. Сложность в том, где взять достоверные часы и документы.

    Почему реестр документов из 1С не решает задачу

    Логично предположить, что объём первички можно выгрузить из 1С. Технически — можно. Практически — эта цифра будет неверной.

    Клиент переделывает один счёт пять раз: изменил цену, исправил наименование контрагента, попросил перевыставить другой датой, добавил артикул, попросил разбить позицию на две. В реестре 1С вы увидите один документ. Бухгалтер при этом отработал пять итераций.

    Чтобы поднять реальное количество правок, нужно заходить в каждую базу отдельно — на сотне клиентов это неподъёмно. Можно заказать программисту обработку, которая соберёт данные из всех баз, — это отдельная задача и отдельные деньги.

    Мы пошли другим путём: учёт ведётся в момент выполнения работы. Бухгалтер, закрывая задачу, указывает количество обработанных документов. Один счёт — 1. Счёт плюс УПД плюс доверенность — 3. Пять итераций одного счёта — 5. Планировщик суммирует это по клиенту за любой период и подставляет в общую аналитику. При необходимости можно раскрыть цифру и посмотреть каждый документ отдельно.

    Как клиент незаметно вырастает из своей цены

    Это ключевой механизм убытка в аутсорсинге, и он почти всегда остаётся незамеченным.

    Клиент пришёл два года назад: небольшое ООО, УСН, минимум первички, счета в одну-две позиции. Цену согласовали корректно — под этот объём.

    За два года у него появился лизинг. Транспортный налог с уведомлениями. Товарный учёт. В счёте теперь не одна позиция, а сорок восемь — с артикулами и остатками. Подключился электронный документооборот: каждый документ нужно загрузить, проверить, уведомить клиента о том, что он ждёт подписи.

    Выставление одного счёта такому клиенту раньше занимало 6–8 минут. Теперь — 40.

    А в договоре по-прежнему сумма двухлетней давности плюс инфляционная индексация. Если вы не ведёте учёт задач, вы об этом не узнаете. Вы просто будете чувствовать, что команда устаёт сильнее, денег не хватает, а конкретный клиент почему-то тяжёлый.

    Что делать, когда объём вырос: дополнительные услуги

    Разница между «чувствовать, что что-то не так» и «видеть в цифрах» — в скорости реакции.

    Как только у клиента появился лизинг, мы фиксируем его как дополнительную услугу и выставляем отдельным счётом с того же месяца. Не в ноябре, не «потом разберёмся». Сразу.

    Эта услуга фигурирует в счетах каждый месяц до тех пор, пока не будет подписано дополнительное соглашение с новым объёмом работ. Механика одинакова для любой новой работы: дополнительные сотрудники у клиента, выросший объём первички, подключение ЭДО, новые формы отчётности.

    Таким образом абонентская плата закрывает ровно то, что зафиксировано в договоре. Всё сверх договора оплачивается отдельно. Без разговоров «ну мы же и так это делаем» и без работы в минус из вежливости.

    Ритм пересмотра: квартал и ноябрь

    Анализ рентабельности клиентов мы проводим в двух режимах.

    Раз в квартал — текущий мониторинг. Смотрим по каждому клиенту, что изменилось за три месяца: новые задачи, рост первички, добавившиеся отчёты. Если появилось что-то новое — фиксируем и выставляем дополнительной услугой. Ничего не копится до конца года. Квартал выбран не случайно: отчётность сдаётся поквартально, и картина по клиенту складывается именно за этот период. Месячный срез слишком короткий для выводов.

    Ноябрь — тотальный пересмотр. Анализ года целиком, индексация минимум на инфляцию для всех клиентов, плюс пересчёт по тем, у кого объём работ вырос — по любой причине, замеченной или незамеченной в течение года. На основании этого анализа готовятся дополнительные соглашения на следующий год.

    Реальные цифры пересмотра

    В прошлом году я планировала стандартную индексацию: инфляция плюс небольшой процент — в среднем 7–8 % по клиентам.

    После анализа фактических трудозатрат средний пересмотр стоимости составил 36 %.

    Не потому что я решила заработать больше. А потому что у клиентов объективно выросли объёмы: переход на УСН с НДС, дополнительные отчёты, работа с ЭДО, товарный учёт. Всё это уже давно делала моя команда — просто это не было видно в цифрах и не выставлялось в счёт.

    Как разговаривать с клиентом о повышении цены

    Это отдельный навык, который резко упрощается при наличии данных.

    Клиент говорит: дорого, у вас же просто инфляция. Вы открываете расшифровку: вот задачи за год, вот объём первичных документов, вот что появилось нового. Не интонация «доверьтесь мне», а конкретика — в этом году у вас добавился товарный учёт, и вот сколько времени он занимает ежемесячно.

    Это принципиально другой разговор: спокойный и предметный. Клиенту можно выдать полную расшифровку услуг за любой месяц — каждая задача с описанием. Это не просто красиво, это честно: клиент видит, за что именно платит.

    Что нужно, чтобы считать так же

    Методика работает только при одном условии: задачи, время и первичные документы должны фиксироваться в момент выполнения работы, а не восстанавливаться по памяти в конце года.

    Универсальные таск-менеджеры для этого не подходят. Они не знают, что такое первичный документ, не привязывают задачу к клиенту и отчётному периоду, не считают трудозатраты в разрезе клиента и не отдают данные в 1С.

    Нелла — планировщик задач для бухгалтерских компаний и аутсорсеров. Учёт задач по клиентам, контроль трудозатрат, учёт первичных документов, аналитика рентабельности, дополнительные услуги, выгрузка счетов и актов в 1С:Бухгалтерию.

    Ежемесячно через Неллу в нашей компании проходит от 2 600 до 3 000 задач. Именно это позволяет в ноябре открыть один отчёт и увидеть год целиком.

    1 400 рублей в месяц. Настройка и помощь при подключении — бесплатно.

    Попробовать бесплатно

    3. Задачи по SEO

    • Проставить заголовки H1/H2/H3 в вёрстке строго по структуре выше — H1 на странице должен быть один.
    • Настроить перелинковку со статьёй «Учёт рабочего времени бухгалтеров в аутсорсинге» — связка прямая: сначала увидели трудозатраты, затем пересчитали стоимость. Ссылки поставить в обе стороны.
    • Добавить внизу страницы блок вопрос-ответ под запросы: «Как считается абонентская плата за бухгалтерские услуги», «Как часто можно повышать цены на бухгалтерское обслуживание», «Что относится к дополнительным услугам в бухгалтерском аутсорсинге». Яндекс охотно подтягивает такие блоки в выдачу.
    • Разметить блок вопрос-ответ микроразметкой FAQPage (schema.org).
    • Проверить, что цифры 3 000 ₽/час, 36 % и 2 600–3 000 задач вынесены в текст отдельными абзацами — они лучше всего цепляются в сниппетах.
    • Alt-тексты у иллюстраций: скриншот аналитики по клиентам — «аналитика трудозатрат по клиентам в планировщике Нелла».
  • Учёт рабочего времени бухгалтеров в аутсорсинге: как я нашла потери в 10 часов на клиенте

    Учёт рабочего времени бухгалтеров в аутсорсинге: как я нашла потери в 10 часов на клиенте

    Меня зовут Екатерина, я больше 20 лет в бухгалтерии и веду аутсорсинговую компанию ЛевЪ.Бухгалтер. В этой статье — как я обнаружила, что продаю клиенту 5 часов работы, а оплачиваю сотруднику 15, и что с этим сделала.

    Когда система на троих перестаёт работать на четверых

    2019 год. В моей компании 25 клиентов и 3 бухгалтера. Казалось бы, всё под контролем.
    Я наняла четвёртого сотрудника — и в этот момент всё посыпалось. Не потому что человек был плохой. А потому что система, которая работала на троих, на четверых уже не работала.

    Задачи у сотрудников были записаны ручкой в блокноте. Кому загрузили банковскую выписку, кому нет. Кому подготовили документ, про кого забыли. Сотрудники говорили, что ничего не успевают. Я не понимала, куда уходит их рабочее время. А спорить без данных бессмысленно — это тупик, в котором обе стороны правы и обе недовольны.

    Тогда я приняла решение, которое было неловким для всех: села за спиной у своих бухгалтеров и просто наблюдала, как они работают.

    Что показал ручной хронометраж работы бухгалтеров

    Первый бухгалтер пересчитывала на калькуляторе цифры, которые уже были в Excel, и вручную вводила формулы в каждую ячейку. Вместо того чтобы протянуть курсор на весь столбец. Она просто не знала, что так можно.

    Второй бухгалтер вручную исправляла сотни строк банковской выписки, проставляя комиссию банка в каждую строку отдельно. Вместо того чтобы настроить автоматическое проставление при загрузке через функцию «изменить выделенное».

    И таких вещей было много.

    В этот момент я поняла главное: я продавала клиенту 5 часов работы, а по факту оплачивала сотруднику 15 часов за этого же клиента. Не потому что сотрудник ленился. А потому что не было ни прозрачности, ни инструмента учёта — ни у меня, ни у команды.

    Что именно теряется без учёта времени:

    ● реальные трудозатраты на клиента — а значит, и понимание его рентабельности

    ● неэффективные операции, которые сотрудник делает годами, потому что «так привык»

    ● рост объёма у клиента, за который вы не выставляете счёт

    ● основания для пересмотра цены при продлении договора

    Почему универсальные таск-менеджеры не подходят бухгалтерии

    Первая мысль была очевидной: поставить таск-менеджер. Я смотрела Trello, Asana, Битрикс.

    Проблема одна: они не понимают логику бухгалтерского аутсорсинга. Здесь задача — это не просто «сделать до пятницы». Это «сдать УСН по конкретному клиенту за конкретный период, при условии что документы от клиента получены».

    Задачи в бухгалтерской компании привязаны сразу к трём вещам: к клиенту, к отчётному календарю и к конкретному ответственному. Плюс нужен учёт первичных документов, интеграция с 1С и понятная аналитика по трудозатратам. Универсальный планировщик этого не держит — его нужно так долго настраивать под себя, что проще вернуться к блокноту.

    Именно поэтому большинство бухгалтерских компаний, попробовав Trello, возвращаются в Excel.

    Что изменил специализированный планировщик задач

    Я создала Неллу именно из этой боли — не как стартап, а как инструмент для собственной компании, которого не существовало на рынке.

    После первого же месяца работы в системе я увидела то, что раньше было невидимым: какие задачи съедают время непропорционально, где узкое место, кто из сотрудников перегружен, а кто нет.

    Честно скажу: сотрудники поначалу восприняли Неллу не как помощь, а как усиленный контроль. Первые два месяца было сопротивление.

    Но потом тревожность в команде снизилась — потому что каждый сам видел свои задачи и дедлайны, не держал это в голове, не боялся что-то забыть. Контроль стал двусторонним: не только я слежу за командой, но и каждый сотрудник контролирует себя.

    Сегодня в ЛевЪ.Бухгалтер больше 100 клиентов и 4 бухгалтера. Ежемесячно через Неллу проходит от 2 600 до 3 000 задач. Никто из команды не представляет, как работать без неё — и сами рассказывают о сервисе коллегам.

    Кому нужен учёт задач и времени в бухгалтерской компании

    Если у вас бухгалтерская компания или аутсорсинг, команда от 2 человек и больше 20–30 клиентов — вы, скорее всего, уже чувствуете именно это: задачи в блокнотах или в голове, непонятно куда уходит время сотрудников, и ощущение, что контроль держится только на вас лично.

    Это не проблема дисциплины. Это проблема отсутствия инструмента.

    Нелла — планировщик задач для бухгалтерских компаний и аутсорсеров. Учёт задач по клиентам, контроль трудозатрат, аналитика рентабельности, интеграция с 1С:Бухгалтерией и почтой.

    1 400 рублей в месяц. Это меньше, чем один час работы бухгалтера.

    Попробовать бесплатно